Door gebruik te maken van competentiemanagement wordt de organisatie opgesplitst in functies. Deze functies worden beschreven aan de hand van een functieomschrijving, competenties en gedragsvoorbeelden. Dit beschrijft het gewenste gedrag bij een bepaalde functie en wordt opgesteld door een teamleider en/of hr-medewerker. Zij worden hierbij beïnvloedt door verwachtingen vanuit hun omgeving en de strategische doelen die behaald dienen te worden. Wanneer iemand wordt aangenomen voor een functie is er een match tussen het geschetste profiel en het aangenomen profiel. In de ideale situatie blijft deze persoon de functie voor een langere periode invullen en zijn de persoonlijke drijfveren en talenten gelijk aan de taken die verricht dienen te worden. De ervaring leert echter dat de ideale situatie niet lang hetzelfde blijft.

Doordat organisaties tegenwoordig continu in transitie zijn en de doelen en wensen van medewerkers ook continu veranderen zijn functies tegenwoordig constant in beweging. Hierdoor kunnen functies niet meer aansluiten bij de talenten van een medewerker. Dit zorgt voor minder rendement in de te verrichten werkzaamheden alsmede minder werkgeluk. Het kost hen meer energie dan dat het oplevert. Doordat er geen inzicht is in de persoonlijke talenten kunnen zowel de medewerkers als de leidinggevende verkeerde keuzes hierin nemen en belanden personen op de verkeerde functies. Veel personen weten immers niet wat henzelf of een collega echt drijft. Waar krijg je energie van en wat kost je energie. Uiteindelijk kunnen er hierdoor conflicten ontstaan, waardoor medewerkers de organisatie verlaten of met een burn-out thuis komen te zitten. In beide gevallen geldt, voorkomen is beter dan genezen. Het correct toepassen van talentmanagement kan een belangrijke stap in de goede richting zijn.